Beleid voor de bescherming van persoonlijke gegevens

Date created: November, 2023 - Date modified: November 27, 2023

1 Toepasselijke wetgeving

Dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens (hierna het “Beleid”) is opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna  “Algemene Verordening Gegevensbescherming”  of “AVG”) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2 Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking is Monizze NV, BCE: 0834013324, hierna “Monizze” genoemd.

3 Afgevaardigde voor gegevensbescherming/contact

Monizze heeft een Data Protection Officer (‘DPO’) aangesteld.

Voor alle informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Monizze kunt u contact opnemen met onze DPO:

Per post: Monizze – DPO – Gasthuisstraat 31, 1000 Brussel

Via e-mail : privacy@monizze.be

4 Doel van het beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens

Het Beleid regelt de gegevensverwerking die wordt uitgevoerd in het kader van de verstrekking door Monizze van gereglementeerde cheques, met name aangeduid als “maaltijdcheques”, “Ecocheques”, “Cadeaucheques”, “Activ’abonnen’ cheques” en aanverwante diensten, in het bijzonder online diensten en mobiele applicaties (hierna de “Producten” en de “Diensten”).

5 Betrokkenen

De personen die betrokken zijn bij de verwerking die door Monizze wordt uitgevoerd onder de hieronder omschreven voorwaarden zijn:

• De vertegenwoordigers van “Prospecten-Werkgevers”: Natuurlijke personen die handelen voor rekening van potentiële klanten of een vennootschapsmandaat uitoefenen binnen de beoogde entiteiten.

• De vertegenwoordigers van “Klanten-Werkgevers”: Natuurlijke personen die handelen namens cliënten of een maatschappelijk mandaat uitoefenen binnen klant entiteiten.

• De “Gebruikers” en/of “Begunstigden”: Natuurlijke personen die begunstigde zijn van de door Monizze geleverde Producten en/of Diensten; Personen die een persoonlijke ruimte creëren en gebruik maken van een onlinedienst of mobiele applicatie die hen door Monizze ter beschikking wordt gesteld.

• De “Bezoekers”: Personen die een website of mobiele applicatie bezoeken waarvan Monizze uitgever is.

• “Leveranciers en partners”: Natuurlijke personen die leveranciers zijn van Monizze, die een zakelijke relatie hebben met Monizze of partners van Monizze zijn; Natuurlijke personen die handelen voor rekening van rechtspersonen leveranciers zijn van Monizze, die een zakelijke relatie hebben met Monizze, partners van Monizze zijn, of die een vennootschapsmandaat uitoefenen binnen deze entiteiten.

6 Uitgevoerde verwerking

6.1 Verwerking met het oog op het leveren van Producten en Diensten

6.2 Verwerking met het oog op commerciële communicatie en prospectie

6.3 Verwerking met het oog op niet-commerciële communicatie met Gebruikers

In het kader van haar contractuele en reglementaire verplichtingen kan Monizze per post, email of sms communiceren met de Gebruikers:

• hetzij wanneer de Opdrachtgever van de Werkgever de gegevens heeft verstrekt die de uitvoering van deze verwerking mogelijk maken op het moment van de bestelling van de Producten en/of Diensten;

• of wanneer de Gebruiker een persoonlijke ruimte opent op een online dienst of een mobiele applicatie die is gekoppeld aan de Producten en/of Diensten.

Het enige doel van deze communicatie is om Gebruikers te informeren over:

Het beheer van hun account en in het bijzonder, maar niet beperkt tot:

• Het beheer van hun kaart (activering, opvolging van het saldo en de transacties, oppositie, enz.);
  Verjaring en het rekeningsaldo;

• Het beheer en de beveiliging van hun persoonlijke ruimte;

• Incidenten en onbeschikbaarheid van Producten en/of Diensten;

• De presentatie van de werking van de Producten en/of Diensten, de persoonlijke ruimte of hun evoluties;

• Wijzigingen in de regelgeving die van invloed zijn op het gebruik van de Producten en/of Diensten of hun kaart.

Deze verwerking kan plaatsvinden:

• Voor de duur van de contractuele relatie;

• En buiten de contractuele relatie, zolang niet aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Het einde van de geldigheidsduur van de kaart van de Gebruiker;

• Uitputting van het rekeningsaldo;

6.4 Verwerking van gegevens verzameld van Bezoekers

7 Ontvangers van de gegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt door de interne diensten van Monizze, door personen die gemachtigd zijn om er toegang toe te hebben. De verwerkingsvoorwaarden zijn geregeld en elke medewerker wordt op de hoogte gebracht van de omgang met persoonsgegevens.

De gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere vennootschappen van de Up Coop groep, waartoe Monizze behoort, die betrokken zijn bij de levering van de Producten of Diensten.

Monizze doet een beroep op externe dienstverleners om de Producten en Diensten te leveren die worden aangeboden aan haar Werkgevers, Klanten, Gebruikers en Partners, met name de productie en levering van de kaart, de autorisatie van transacties, de hosting van gegevens, beveiliging en callcenters. Deze bedrijven kunnen verwerkers zijn in de zin van de AVG. Persoonsgegevens kunnen aan deze dienstverleners worden doorgegeven.

Monizze ziet erop toe dat haar onderaannemers technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen om de bescherming van de verwerkte gegevens te waarborgen.

In overeenstemming met de geldende regelgeving kunnen persoonsgegevens op verzoek ook worden doorgegeven aan de bevoegde autoriteiten en in het bijzonder aan overheidsinstanties, gerechtsdeurwaarders, ministeriële ambtenaren, instanties die verantwoordelijk zijn voor de inning van schulden, uitsluitend om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, evenals in het geval van het zoeken naar daders van strafbare feiten.

8 Doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie

Persoonsgegevens worden gehost in de Europese Unie.

9 Bewaartermijn

De gegevens worden bewaard voor de in het artikel genoemde periodes 6 afhankelijk van de uitgevoerde verwerking.

Sommige gegevens kunnen worden bewaard voor een extra periode die nodig is om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire verplichtingen van Monizze of om de rechten van Monizze in rechte uit te oefenen.

Na deze perioden kunnen sommige geanonimiseerde gegevens worden bewaard voor archiverings- of statistische doeleinden.

10 Rechten van betrokkenen

Elke betrokkene heeft het recht op toegang, rectificatie, verwijdering, beperking, verzet, overdraagbaarheid van zijn of haar gegevens, of het intrekken van zijn of haar toestemming onder de voorwaarden en binnen de grenzen bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De betrokkene kan zijn/haar rechten te allen tijde uitoefenen door contact op te nemen met de DPO van Monizze via de contactgegevens vermeld in het artikel 3.

Omwille van de vertrouwelijkheid en de bescherming van persoonsgegevens kan Monizze de betrokkene vragen om een kopie van een geldig officieel identiteitsbewijs, zoals een identiteitskaart of paspoort, bij te voegen ter ondersteuning van zijn of haar verzoek.

Alle verzoeken worden onmiddellijk en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving verwerkt. In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens pas worden gewist na een bepaalde periode die wordt opgelegd door de toepasselijke regelgeving en verjaringstermijn. In dat geval bewaart Monizze deze gegevens tot de toegestane datum van verwijdering.

De betrokkene wordt ervan op de hoogte gebracht dat in geval van weigering om zijn/haar persoonsgegevens te verstrekken of zijn/haar recht op verwijdering, beperking of verzet uit te oefenen, Monizze de levering van de Producten en Diensten aan de betrokkene of aan de persoon voor wiens rekening de betrokkene handelt, geheel of gedeeltelijk moet opschorten of stopzetten.

In geval van een geschil over het gebruik van zijn/haar gegevens, heeft de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

11 Afmelden voor commerciële communicatie

Elke ontvanger van commerciële communicatie van Monizze kan op elk moment beslissen om zich uit te schrijven, zelfs als hij vooraf een andere keuze heeft gemaakt, hetzij door te klikken op de uitschrijflink in deze communicatie, hetzij door zijn keuzes anders in te stellen in zijn persoonlijke online ruimte.

12 Cookies

Een cookie is een computerbestand dat de betrokkene niet rechtstreeks identificeert, maar informatie opslaat op zijn computer en/of apparatuur, met name met betrekking tot de geraadpleegde pagina’s, de data en tijden van de raadpleging, de ingevoerde en opgeslagen informatie om latere toegang te voorkomen.

Bij de eerste aanmelding op een website die door Monizze wordt gepubliceerd, wordt de Bezoeker ervan op de hoogte gebracht dat de partners van Monizze en/of haar partners via de website cookies kunnen plaatsen. Alleen de uitgever van een cookie kan de informatie in de cookie lezen en Monizze heeft geen toegang tot de cookies die haar partners kunnen gebruiken.

De Bezoeker kan het plaatsen van cookies op de volgende manier beheren:

• Het plaatsen van strikt noodzakelijke technische cookies is standaard geactiveerd en kan niet worden gedeactiveerd door de Bezoeker, aangezien deze cookies essentieel zijn voor de werking van de site;

• De Bezoeker deactiveert of activeert de installatie van cookies waarvoor hij/zij toestemming heeft gevraagd (cookies voor publieksmeting, cookies voor gedragsanalyse, advertentiecookies, enz.) via de volgende beheerder: CookiePro.

Een gedetailleerde lijst van cookies die door Monizze of haar partners worden gebruikt.

Strikt noodzakelijke cookies 5

Doelgerichte cookies 7

13 Bijgewerkt

Monizze kan dit beleid van tijd tot tijd wijzigen.

De betrokkene zal op de hoogte worden gebracht van de wijziging op welke manier dan ook, zoals: e-mail of kennisgeving op de website van Monizze.
De actuele versie van het Beleid is altijd op aanvraag beschikbaar op Monizze.be als bedoeld in artikel 3.

1. Applicable legislation

This Personal Data Protection Policy (hereinafter the “Policy”) is made conform to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter “General Data Protection Regulation” or “GDPR”) “) and the law of 30 July 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data.

2. Data controller

The data controller is Monizze NV/SA, BCE: 0834013324, hereinafter referred to as “Monizze”.

3. Data protection officer/contact

Monizze has appointed a Data Protection Officer (‘DPO’).

For any information concerning the processing of personal data implemented by Monizze, contact our DPO:

• By post: Monizze – DPO – Gasthuisstraat/Rue de l’Hôpital 31, 1000 Brussels

• Via email: privacy@monizze.be

4. Purpose of the personal data protection policy

The Policy governs the data processing carried out in the context of Monizze’s supply of regulated vouchers referred to in particular as “meal vouchers”, “Eco-vouchers”, “gift vouchers”, “Activ’ vouchers” and associated services, in particular online services and mobile applications (hereinafter the “Products” and the “Services”).

5. Data subjects

The persons concerned by the processing carried out by Monizze under the conditions defined below are:

• The “Employer Prospect Représentatives”: Natural persons acting on behalf of prospects or exercising a corporate mandate within the prospected entities.

• “Employer Client Représentatives”: Natural persons acting on behalf of clients or exercising a corporate mandate within client entities.

• The “Users” and/or “Beneficiaries”: Natural persons who are beneficiaries of the Products and/or Services provided by Monizze;

• Individuals who create a personal space and use an online service or mobile application made available to them by Monizze.

• The “Visitors”: Individuals visiting a website or mobile application of which Monizze is a publisher.

• “Supplier and Partner”: Natural persons who are suppliers of Monizze or have a business relationship with Monizze or partners of Monizze; Natural persons acting on behalf of legal entities that are suppliers to Monizze or in a business relationship with Monizze or partners of Monizze or exercising a corporate mandate within these entities.

6 Processing carried out

6.1 Processing carried out for the purpose of providing Products and Services

6.2 Processing carried out for the prupose of commercial communication and prospecting

6.3 Processing carried out for the purpose of non-commercial communication with Users

As part of its contractual and regulatory obligations, Monizze may communicate by mailing, post or SMS with Users:

• either when the Employer Client has provided the data allowing the implementation of this processing at the time of ordering the Products and/or Services;

• or when the User opens a personal space on an online Service, or a mobile application associated with the Products and/or Services.

The sole purpose of these communications is to inform Users about:

The management of their account and in particular, but not limited to:

• The management of their card (activation, monitoring of the balance and transactions, opposition, etc.);

• Expirations and account balance;

• The management and security of their personal space;

• Incidents and unavailability of Products and/or Services;

• The presentation of the operation of the Products and/or Services, the personal space or their evolutions;

• Regulatory changes affecting the use of the Products and/or Services or their card.

This processing may take place:

• For the duration of the contractual relationship;

• And beyond the contractual relationship, as long as the following conditions are not met:

• The end of validity of the User’s card;

• Depletion of the account balance;

6.4 Processing of data collected from Visitors

7. Data recipients

Personal data is processed by Monizze’s internal services, by persons authorised to have access to them. The processing conditions are regulated, and each employee is made aware of the handling of personal data.

The data may be transmitted to other companies of the UpCoop Group, to which Monizze belongs, involved in the provision of the Products or Services.

Monizze uses external service providers to provide Products and Services offered to its Employer Customers, Users and Partners, in particular the manufacture and delivery of the card, the authorization of transactions, the hosting of data, security and call centres. These companies may be processors within the meaning of the GDPR. Personal data may be transmitted to these service providers.

Monizze ensures that its subcontractors have put in place technical and organisational measures to ensure the protection of the data processed.

In accordance with the regulations in force, personal data may also be transmitted to the competent authorities upon request and in particular to public bodies, court officers, ministerial officers, bodies responsible for carrying out debt collection, exclusively to meet legal obligations, as well as in the case of the search for the perpetrators of offences.

8. Data transfers outside the European Union

Personal data is hosted in the European Union.

9. Retention periods

The data is kept for the periods mentioned in the article 6 depending on the processing carried out.

Some data may be kept for an additional period of time necessary to comply with Monizze’s legal or regulatory obligations or for the purpose of exercising Monizze’s rights in court.

Beyond these periods, some anonymised data may be retained for archiving or statistical purposes.

10. Rights of data subjects

Each data subject has the right to access, rectify, delete, limit, oppose, portability of his or her data, or withdraw his or her consent under the conditions and within the limits provided for by the General Data Protection Regulation.

The data subject may exercise his/her rights at any time by contacting Monizze’s DPO using the contact details set out in the article 3.

For the sake of confidentiality and the protection of personal data, Monizze may ask the data subject to attach a copy of a valid official identity document, such as an identity card or passport, in support of his or her request.

All requests will be processed promptly and in accordance with applicable law. In some cases, personal data can only be erased after a certain period of time imposed by the applicable regulations and statute of limitations. In this case, Monizze will keep this data until the date of deletion permitted.

The data subject is informed that in the event of refusal to provide his/her personal data or exercise his/her right to erasure, limitation or opposition, Monizze may have to suspend or stop in whole or in part the provision of the Products and Services to the data subject or to the person on whose behalf the data subject is acting.

In the event of a dispute regarding the use of his/her data, the data subject has the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority.

11. Unsubscribing from commercial communications

Any recipient of commercial communications from Monizze may decide to unsubscribe at any time, even if they have previously expressed a different choice, either by clicking on the unsubscribe link contained in said communications, or by setting their choices differently in their personal online space.

12. Cookies

A cookie is a computer file that does not directly identify the data subject but stores information on their computer and/or equipment relating in particular to the pages consulted, the dates and times of the consultation, the information entered and stored to prevent subsequent entry.

When connecting for the first time to a website published by Monizze, the Visitor is informed that Monizze’s partners and/or its partners may deposit cookies via the website. Only the issuer of a cookie is likely to read the information contained therein and Monizze has no access to the cookies that its partners may use.

The Visitor can manage the deposit of cookies in the following way:

• The deposit of strictly necessary technical cookies is activated by default and cannot be deactivated by the Visitor, as these cookies are essential for the operation of the site;

• The Visitor deactivates or activates the installation of cookies subject to the collection of his/her consent (audience measurement cookies, behavioral analysis cookies, advertising cookies, etc.) via the following manager: CookiePro.

Strictly necessary cookies

Targeting cookies

13 Updates

Monizze may change this policy from time to time.

The person concerned will be informed of the modification by any means, such as: e-mail or notification on the Monizze website.
The current version of the Policy is always available upon request at Monizze referred to in Article 3.